در مدیریت شغلی، داشتن مهارت‌های رهبری بسیار ضروری است. چه مدیر یک کمپانی بزرگ باشید و چه تعدادی کارمند در یک استارتاپ خانگی، باید بدانید که چگونه مدیریت موثر داشته و گروه را به خوبی تشویق کنید. مدیریت موثر در ارتباطات آزاد پایه ریزی شده است و باعث می‌شود هم شما و هم گروه بهتر کار کنید.
یک مدیر باید گروه را برای بهتر کار کردن تشویق کند
برای مشارکت و رسیدن به نتیجه، به کارمندان انگیزه بدهید. کارمندانی که احساس می‌کنند مشارکت آن‌ها هیچ اهمیتی برای کمپانی ندارد انگیزه ندارند و ممکن است خوب کار نکنند. پس همچنان به کارمندان تان انگیزه بدهید تا از کارشان لذت ببرند و سازنده باشند. با شناخت بهتر اعضای گروه بهتر می‌دانید که چگونه باید بر اساس شخصیت‌شان به آن‌ها انگیزه بدهید. به عنوان مثال به روش‌های زیر می‌توانید به اعضای گروه انگیزه بدهید:
- قدردانی از کارکنان کارآمد در جلسات ماهانه
- ارائه پاداش‌های سالانه به کارمندان نمونه
- برای کارمندان شفاف سازی کنید که چرا کارشان برای شرکت مفید است
برای شخصی سازی کردن انگیزه ،به نحوه واکنش هر کارمند به استراتژی‌های انگیزه‌ای دقت کنید. به عنوان مثال یک کارمند اگر احساس کند که گروه به اهمیت کارش واقف است انگیزه می‌گیرد. در حالی که دیگری با تعریف و تمجید در جمع اعضای گروه انگیزه می‌گیرد. به کارمندان به روش هایی انگیزه بدهید که می‌دانید واکنش بهتری نشان می‌دهند.
از انگیزه دادن‌های نابرابر در میان کارمندان اجتناب کنید. به عنوان مثال اگر به یکسری از کارمندان پاداش مالی بدهید بقیه احساس می‌کنند که بین آن ها فرق می‌گذارید.
به کارمندان برای سخت‌کوشی‌های‌شان پاداش بدهید. زمانی که متوجه تلاش یکی از اعضای گروه شدید به او پاداش پولی بدهید. اگر با پاداش، بخشندگی خود را به آن ها نشان بدهید آن‌ها نیز بازخورد بهتری نشان می‌دهند. تعریف و تمجید هم روش خوبی برای پاداش به کارمندان است.
می‌توانید از کارمند چه در جلسات خصوصی و چه در حضور دیگران تعریف و تمجید کنید. بعضی از کارمندان کمی خجالتی هستند و ترجیح می‌دهند این تشویق در جلسات خصوصی باشد. اما تشویق کارمندان برون گرا در میان جمع بیشتر نتیجه می‌دهد.
اگر نسبت به تلاش کارمندان بی تفاوت باشید آن ها نیز شما را رهبر و مدیر مناسبی نمی‌بینند.
هنگام برقراری ارتباط با کارمندان، نگرش مثبت داشته باشید. نگرش یک مدیر تاثیر زیادی در گروه خواهد داشت. مثبت بودن، لبخند زدن و گپ زدن باعث ایجاد انرژی مثبت در محل کار شده و کارمندان تشویق می‌شوند که بهتر و موثرتر به کارشان ادامه دهند. با این روش به کارمندان نشان می‌دهید که یکی از اعضای گروه بوده و قابل دسترس هستید.
اگر کارمندان بدانند که مدیر به مسائل روزانه آن ها اهمیت می‌دهد، احساس ارزشمند بودن می‌کنند. و نتیجه این کار بهره وری بیشتر و نگرش مثبت است.
به عنوان مدیر الگوی کارمندان باشید
سخت کار کنید تا به کارمندان نشان دهید که شما هم درگیر کارهای شرکت هستید. یک مدیر موثر باید سرمشق باشد. به عنوان مثال صبح ها اولین کسی باشید که وارد شرکت می‌شوید. روابط درون فردی با کارمندان را به کار متمرکز کنید. به آن ها نشان دهید که به شرکت اهمیت می‌دهید.
چنانچه کارمندان تلاش و کوشش شما را ببینند به شما به عنوان یک مدیر احترام می‌گذارند. از طرف دیگر کارمندان انگیزه بیشتری می‌گیرند و روش شما را دنبال می کنند.
کارهایی که نباید انجام دهید، تماس های شخصی در محل کار و استفاده از اینترنت برای مصارف شخصی است.
برای اعضای گروه یک مدیر واقعی و قابل دسترس باشید. به جای این که در اتاق در بسته خودتان را حبس کنید همراه با اعضای گروه موفقیت‌ها را جشن بگیرید و برای شکست‌ها ابراز احساسات کنید. کارمندان فقط به مدیری اعتماد می‌کنند که قابل دسترس باشد.
به عنوان مثال اشتباهات‌تان را بپذیرید و بد نیست گاهی اوقات نشان دهید که خسته هستید.
اعضای گروه را به رفاقت و صمیمیت تشویق کنید. برقراری روابط نزدیک در بین اعضای گروه، باعث می‌شود کارمندان احساس آرامش بیشتری کرده و میزان بهره‌وری خود را افزایش دهند. در شرکتی که اعضای گروه با هم روابط نزدیک دارند به همدیگر کمک کرده و برای موفقیت شرکت تلاش می‌کنند.
یک بار در هفته کارمندان را به میهمانی بعد از کار دعوت کنید.
هفته ای یک بار برای ارتباط رودرروی اعضای گروه یک جلسه گروهی تشکیل دهید.
از کارمندان نمونه تعریف و تمجید کنید و دیگر کارمندان را تشویق کنید که عملکرد بهتری داشته باشیند.
مسئولیت‌ها را به اعضای توانا و شایسته گروه محول کنید. شما به عنوان مدیر باید مسئولیت‌ها را به اعضای گروه بسپارید و هنگام تقسیم وظایف نقاط قوت آن ها را بسنجید. مسئولیت‌ها را به افرادی بسپارید که از کار کردن لذت می‌برند و می‌توانند در موفقیت و پیشبرد کار موثر باشند.
به عنوان مثال اگر یکی از اعضای گروه در کارهای اجرایی بهتر است به او وظیفه ای مثل برگزاری جلسات با ارباب رجوع را محول کنید.
وقتی وظیفه‌ای را به یک کارمند محول کرده‌اید، دیگر نیاز نیست او را زیر ذره بین قرار دهید. به اعضای گروه اجازه دهید کاری که به آن ها محول شده است را انجام دهند. اگر پروژه بزرگی را به یکی از اعضا محول کرده‌اید، یا نیروی جدیدی را استخدام کرده‌اید، از او گزارش ماهانه بخواهید.
یکی از ویژگی‌هایی که یک مدیر موثر باید داشته باشد قاطع بودن است. اعضای گروه نیز تشویق می‌شوند رفتاری مشابه شما داشته باشند. به عنوان یک الگو باید بلد باشید که تصمیم‌های مفید و موثر بگیرید. زمانی که تصمیم می‌گیرید باید بتوانید روی آن قاطع بمانید. اگر دائم تصمیم‌تان را تغییر دهید اعضای گروه احساس می‌کنند که مدیریت بلد نیستید زیرا حتی نمی‌توانید یک تصمیم درست و حسابی بگیرید.
البته باید توانایی تشخیص تصمیم غلط از درست را نیز داشته باشید. یک مدیر موثر باید هم بتواند درست تصمیم‌گیری کند و هم به تصمیمات اشتباهش اعتراف کند.
اگر سیاست جدید و یا تصمیم جدیدی را به کار گرفته اید که متوجه شده اید اشتباه است بهتر است در آن هر چه زودتر تجدید نظر کنید.
یک مدیر موفق باید هنگام تصمیم گیری نظر اعضای گروه را هم بپرسد. باید قبل از گرفتن هر تصمیم مهمی رضایت و موافقت جمع را جلب کرد.
درگیر مسائل انظباطی شدن. یک مدیر موفق باید بتواند هنگام ایجاد بی نظمی توسط اعضای گروه و اختلاف نظرهای جدی بین کارمندان نظم را برقرار کند. درست است که این کار چندان رضایت بخش نیست اما برای این که یک مدیر کارآمد شناخته شوید باید بتوانید بی انظباطی ها را مدیریت کنید.
با کارمندان جلسه بگذارید و بین آن‌ها صلح ایجاد کنید. اگر با این کار مشکل حل نشد نیروی دردسرساز را به بخش دیگری منتقل کنید.
تقویت ارتباط در محیط کار
با نیروهای خود ارتباط منظم و دوستانه داشته باشید. شما به عنوان یک مدیر باید اطلاعات جدید را با کارمند در میان بگذارید و به سوالات و نظراتشان توجه نشان دهید. زمانی که مدیر با کارمندان ارتباط برقرار می‌کند، احساس می‌کنند که نقش مهمی در شرکت دارند. ارتباط موثر از طریق ایمیل و یا رویدادهای دیگری چون جلسات و گفتگوهای رودررو بوجود می‌آید. اتاق کارتان در یک فضای باشد تا کارمندان بتوانند با شما ارتباط برقرار کنند.
به بازخوردهای کارمندان گوش دهید. یکی از مهم ترین جنبه‌های ارتباطات اداری، مهارت گوش دادن است. باید همیشه آمادگی گوش دادن به حرف‌های کارمندان را داشته باشید. کارمندانی که سابقه زیادی در شرکت دارند ممکن است پیشنهادات خوبی برای پیشرفت کار داشته باشند. با دقت به پیشنهادات و حرف‌های کارمندان گوش دهید تا بتوانید پاسخ شفاف و موثری برای آن‌ها داشته باشید.
اعضای گروه را به ایده پردازی و پیدا کردن راه حل تشویق کنید. جلسات ایده پردازی باعث تقویت سیاست‌ها و جریان کاری همینطور روابط حرفه ای بین کارمندان می‌شود. برای ایده پردازی‌ها یا جلسات ماهانه تشکیل دهید و یا با ارسال ایمیل از اعضای گروه بخواهید که در رابطه با موضوع خاصی ایده پردازی کنند.
نکته
با اعضای گروه بیش از حد دوستانه رفتار نکنید. علیرغم این که باید یک محیط لذت بخش و صمیمی در محل کار ایجاد کنید، فراموش نکنید که کارمندان تان باید به شما به عنوان یک سمت بالاتر احترام بگذارند.
مدیران تشنه قدرت قاعدتا بیش از حد سختگیر می‌شوند. شاید سختگیری باعث به انجام رسیدن کار شود اما کارمندان آن شوق و اشتیاق لازم را برای کار ندارند.
